Monet meistä ajattelevat, että arkistointi on tarpeeton askel sähköposteihimme liittyen. Suurin osa kollegoistamme täällä ei edes tee sitä. He haluavat jättää saapuvat sähköpostinsa postilaatikkoonsa ja käyttävät "Merkitse luetuksi" -merkkejä ja muita lippuja osoittamaan toimintoja, jotka on suoritettava saapuville sähköposteille. Yleisin vastaus arkistoinnin hylkäämiseen on, että olemme pitäneet sähköpostini postilaatikossa, jotta löydän ne helposti.
Sähköpostiviestien arkistointi helpottaa ajanhallintaa ja tarjoaa jonkin verran rakennetta. Kun arkistoit valmiit sähköpostit, sinulle jää puhdas postilaatikko, jossa on huomion arvoiset sähköpostit. Sotku ilmaiseksi! Ei enää tärkeiden sähköpostien menettämistä. Tässä viestissä näytämme sinulle askel askeleelta oppaan, jonka avulla voit määrittää arkistopostilaatikkosi ja myös arkistoida sähköpostisi automaattisesti.
Vaihe 1. Avaa Mail-sovellus ja napsauta Postilaatikko> Uusi postilaatikko
Vaihe - 2 Määritä uudelle postilaatikolle nimi ja valitse sijainti avattavasta valikosta. Suosittelemme, että käytät sijaintina ”On my Mac” ja nimeä se asianmukaisesti. Käytämme ATB_Archive-tiedostoa kansion nimenä tässä esimerkissä.
Vaihe - 3 Kun olet määrittänyt tämän, postilaatikko on käytettävissäsi vasemmalla puolella aivan kuten mikä tahansa muu postilaatikko, ja voit vetää ja pudottaa sähköposteja manuaalisesti, kun olet valmis niiden kanssa.
Vaihe - 4 Nyt tulee hauska osa automatisoida arkistointiprosessi sääntöjen avulla. Se on melko yksinkertainen, kun saat sen ripaan.
Vaihe - 5 Klikkaa Mail> Asetukset. Napsauta Säännöt ja valitse Lisää sääntö
Vaihe –6 Määritä postilaatikkokansio vaiheessa 2 luomallesi kansiolle.
Vaihe - 6 Nimeä sääntö kuvausruudussa ja lisää ehdot. Voit lisätä ehtoja, kuten yli kaksi viikkoa vanhemmat sähköpostit. Paina + -painiketta lisätäksesi lisää ehtoja. Täältä saat tarkkoja tietoja, kuten "Kaikki lähettäjän x tai lähettäjän y sähköpostit" ei arkistoitu. Tallenna säännöt.
Vaihe - 7 Testaa se ja olet valmis. Heti kun postilaatikkosi sähköpostit täyttävät asettamasi säännöt, Mail siirtää ne automaattisesti postilaatikosta määrittämääsi paikalliseen arkistokansioon.
Joskus yksinkertaiset asiat tekevät meistä tuottavampia. Jos olet koskaan avannut postilaatikkosi ja tuntenut tarvitsevasi juomaa, et ole yksin. Testaa automaattisen arkistoinnin ominaisuus ja tarkista se itse!
Tervetuloa siistiin ilmaisiin postilaatikkopäiviin!
